PROJECTMATIG WERKEN.
Projectmatig werken is het bereiken van een afgesproken
eindresultaat binnen een bepaalde tijd en de daarvoor
beschikbare middelen door middel van een vastgelegde
en gestructureerde werkwijze.
Projectmatig werken is een uitstekende werkmethode,
moet geen doel op zich zijn. Daar waar zaken in de
lijnorganisatie kunnen worden georganiseerd verdient
dit de voorkeur.
De voorwaarden om een onderwerp projectmatig aan te pakken zijn:
- Het initiatief heeft raakvlakken met meerdere werkvelden;
- Hoge kosten en risico’s van het werk (hoe duurder het werk hoe belangrijker de aanpak);
- De maatschappelijke betrokkenheid (des te hoger des te belangrijker de aanpak);
- De complexiteit (des te complexer des te belangrijker een gestructureerde aanpak);
- De beschikbare tijd (hoe sneller iets moet, des te belangrijker de aanpak);
- Duidelijke opdrachtgever(s).
Het primaat voor projectmatig werken ligt bij de opdrachtgever(s). Belangrijk hierbij is dat de bestuurlijke betrokkenheid/invloed gewaarborgd is. Dit kan middels het instellen van een stuurgroep. De stuurgroep heeft als taak het project aan te sturen en inhoudelijk besluiten te nemen. De stuurgroep stelt een projectmanager (procesmanager of projectleider) aan. Deze zal vervolgens waar noodzakelijk een projectgroep samenstellen. Onder een projectgroep kunnen zo nodig werkgroepen worden ingesteld. Hierbij is het van belang dat de stuurgroep en de projectgroep bestaan uit een brede vertegenwoordiging vanuit de betrokken werkvelden.
De projectweg kan in fasen worden ingedeeld. Het faseren, beslissen en beheersen zijn in onderstaande figuur uitgedrukt. Elke fase (initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, ontwikkelfase, realisatiefase en beheersfase) vormt een min of meer afgerond geheel en eindigt met een concreet besluit.
De af te leggen projectweg (van grof naar fijn) wordt in fasen afgelegd. Hierbij dient zich aan het einde van elke fase een beslismoment aan. De besluiten worden vastgelegd in een beslisdocument (eindproduct).
Fase: | Beslissen | Einddocument. |
1. Initiatief | Idee | Projectopdracht |
2. Definitie | Wat | Projectprogramma |
3. Ontwerp | Hoe | Projectontwerp |
4. Ontwikkelen | Hoe te maken | Realisatieprogramma |
5. Realiseren | Doen | Beheerprogramma |
6. Beheren | In stand houden | Exploitatieprogramma |
In de beslisdocumenten worden de te beheersen aspecten Organisatie, Financiën, Communicatie, Product en Planning verwerkt.
Projectmatig werken is een uitstekende manier om goede resultaten te bereiken, echter het is geen wondermiddel. De normale lijnorganisatie dient zich volledig te conformeren aan bovengenoemde zaken. Vooral het beschikbaar stellen van de juiste personele formatie en de benodigde middelen zijn uitgangspunten die van groot belang zijn. Dit gekoppeld aan een duidelijke projectstructuur en fasering zullen leiden tot succes.
